Inleiding
Bij het invoeren en wijzigen van personeelsgegevens zijn ten minste twee programma's betrokken: Foleta en het HRM-systeem.
Het ligt dan ook voor de hand om gegevens uit te wisselen tussen beide systemen. Wijzigingen worden op een bepaald moment ingevoerd in het ene systeem, waarna het andere systeem daar weer gebruik van maakt.
Het proces van aanstellen en vertrek van medewerkers en het aanpassen van aanstellingen verloopt op elke school anders. Hieronder volgt een beschrijving van hoe zo'n proces zou kunnen verlopen.
De leraar Engels gaat met pensioen
Docent Zimmeren is over anderhalf jaar pensioengerechtigd en meldt zich bij P&O om te bespreken wanneer hij het best met pensioen kan gaan. Samen besluiten ze dat hij in het nieuwe schooljaar per 1 augustus niet meer werkzaam zal zijn op school A waar hij voor zijn gehele aanstelling werkzaam is.
Januari
De school maakt gebruik van een januaribrief om de wensen van de docenten in het nieuwe schooljaar te inventariseren. Daarin geeft Zimmeren aan dat hij per ingang van het nieuwe schooljaar met pensioen gaat.
- Er wordt gebruik gemaakt van de Januaribrief in Foleta.
- In Foleta wordt de datum uit dienst ingevoerd bij de personeelsgegevens.
In Foleta is men aan het werk met de plannen van het aantal te verzorgen lessen per sectie. Omdat de docent niet meer werkzaam ontstaat er een vacature van 18 lessen.
- In Foleta wordt een nieuwe medewerker aangesteld met de naam Vacature-Engels1 en deze krijgt 18 lessen. De formatieplanner voert deze nieuwe medewerker in. Ook verwachte schaal en trede worden ingevoerd
Maart
Er is mobiliteitsoverleg met de andere scholen van de scholengroep. Daarvoor kunnen rapportages gebruikt worden. In dit overleg wordt besloten dat een docent van school B waar boventalligheid is op school A 8 lessen over gaat nemen. Er blijft een vacature over van 10 lessen. De vacature gaat naar de afdeling van het bestuur die uiteindelijk de vacatures uitzet.
- De docent van school B die 8 lessen gaat overnemen krijgt in Foleta op school A een aanstelling van bijvoorbeeld 0,3200 waarmee ook ruimte is om taken uit te voeren. e eigen school wordt de aanstelling met 0,3200 verminderd.
- De docent is al bekend in Foleta. In Foleta krijgt de docent 8 lessen.
- De docent vacature-engels1 houdt nog 10 lessen over.
April
De sollicitaties vinden plaats en er wordt een nieuwe docent (Klaassen) aangesteld. Deze docent zal onder andere de 10 lessen gaan verzorgen.
Mei
- P&O vraagt gegevens op over de nieuwe docent. Die gegevens worden ingevoerd in het HRM-systeem. Ook wordt een HRM-id aangemaakt in het HRM-systeem.
- Docent Klaassen wordt in Foleta ingevoerd door in menu G1.1.2 de code van vacature-engels1 te wijzigen in die van de nieuwe docent en de daarbij horende HRM-id in te voeren. Via het HRM-id wordt de koppeling tot stand gebracht tussen Foleta en het HRM-systeem. De overige persoonlijke gegevens kunnen opgehaald worden uit het HRM-systeem.
- De overige gegevens van de nieuwe docent, zoals aanstellingen en bekwaamheden en te verzorgen lessen worden ingevoerd in Foleta.
Juli
De geplande personeelsmutaties worden besproken en doorgevoerd in het HRM-systeem. Hiervoor wordt rapport S4.1.4 Vergelijk gebruikt.
December
De nieuwe docent Klaassen is ziek en wordt intern vervangen.
- In Foleta wordt uitgerekend dat de vervanger een tijdelijke uitbreiding krijgt vanaf 1 januari van 0,1234.
- Regelmatig is er overleg tussen P&O, formatieplanner en roostermaker. Daarbij wordt onder meer de HRM-verschillenlijst gegenereerd en worden verschillen besproken. Indien nodig worden aanpassingen in HRM en/of Foleta en/of rooster doorgevoerd. Dit regelmatige overleg sluit aan bij de PDCA-cyclus met als doel de kwaliteit van de informatievoorziening steeds verder te verbeteren.