Om met behulp van Foleta een goed beeld te krijgen van de manier waarop de beschikbare middelen ingezet worden is het noodzakelijk dat een aantal zaken volledig en juist zijn ingevuld zodat er op basis van deze gegevens keuzes gemaakt kunnen worden.
Ter voorbereiding op het gebruik van financiën dienen onderstaande zaken gecontroleerd en zo nodig aangevuld of aangepast te worden.
- S2.1.1 Aanstelling van de medewerkers
De juiste aanstellingsgegevens dienen in Foleta te staan. Zowel de bruto als netto fte’s dienen overeen te komen met de gegevens uit het HRM pakket.
Rapport S4.2.1 HRM is een handig hulpmiddel om de bruto fte’s te vergelijken tussen Foleta en het HRM pakket.
Voor de controle van de netto fte’s is rapport S4.1.4 Aanstellingsoverzicht geschikt.
- G2.1.2 en S2.1.2 Schaal & trede
Van alle medewerkers dient de schaal en de trede ingevoerd te zijn. Indien een medewerker van bijvoorbeeld een uitzendbureau komt dan kunnen ook de werkelijke loonkosten ingevuld worden. Deze kosten kunnen gezet worden in de kolom Imp. Loonkosten. Dit kan eventueel met behulp van het tabblad Importeren. Bij werkelijke loonkosten moet u het bedrag invullen dat de medewerker per jaar kost op basis van een volledige aanstelling.
De kolom % Werkg. Last. wordt gevuld met gegevens vanuit menu G2.2.1. Per medewerker kan dit percentage in G2.1.2 of S2.1.2 aangepast worden.
- S2.4.1 Financiën tabblad Wtf-soorten
Op het tabblad in S2.4.1 dient u in de kolom % effect kosten in te vullen. Welke waarden er precies ingevuld dienen te worden is afhankelijk van de wijze waarop er in de begroting geregistreerd is hoe er omgegaan wordt met het niet inzetbaar zijn van de medewerkers. In S2.4.1 Kosten van niet inzetbaar is beschreven hoe er met de niet inzetbaarheid omgegaan wordt.
Het is van groot belang dat de kolom % effect kosten in S2.4.1 en de kolom % Werkg. Last. in S2.1.2 zijn ingevuld. Het percentage werkgeverslasten kunt u invoeren in G2.2.1 De personele lasten welke door Foleta berekend worden dienen (nagenoeg) gelijk te zijn aan de loonkosten uit het salarisadministratie systeem. In rapport S4.1.4 (met toon fte in euro’s), zie u in de kolom Personele lasten per medewerker aangegeven met welke kosten Foleta rekent. Door de gegevens uit S4.1.4 te vergelijken met de gegevens uit het salarisadministratie systeem kunt u, door de percentages in de beide menu’s aan te passen, Foleta zodanig inrichten dat de gegevens van Foleta overeenkomen met de gegevens uit het salarisadministratie systeem.
- In G2.2.1 Schooljaargegevens vult u de werkgeverslasten in, die u hiervoor mbv S4.1.4. heeft berekend.
- G2.4.1 Financiën coderingen
Om het bedrag te bepalen wat beschikbaar is voor docenten om het onderwijs op school te verzorgen dient er in G2.4.1 een aantal financiële coderingen aangemaakt te worden. Deze coderingen verschijnen in S2.4.1.