Rond oktober begint u met de formatieplanning van het volgende schooljaar en dat loopt tot in juli. Uiteindelijk resulteert dat in menu S3.1.3 tot de toedeling van lessen die door docenten verzorgd zullen gaan worden. Die gegevens kunnen ingelezen worden in een ander programma dat geschikt is om roosters mee te maken.
Het kan voorkomen dat het uiteindelijke rooster om allerlei redenen niet overeenkomt met wat in Foleta gepland is. Het doel van de module Analyseren rooster is om zicht te krijgen op die verschillen en de juiste maatregelen te kunnen nemen. Als er verschillen optreden moet u als school die verschillen in beeld hebben want op basis van die kennis worden beslissingen genomen over aanpassingen in Foleta of in het rooster of kunnen verschillen blijven bestaan, want ook dat is mogelijk.
Het voordeel van webbased databases is dat gegevens automatisch opgehaald kunnen worden en met elkaar kunnen worden vergeleken. Dat doet de module S3.2.3 Analyseren rooster. Het doel is dat de school 'in control' is van alle lessen aan docenten, vakken en groepen die worden verzorgd. Alles kan verantwoord worden. Dat kan alleen als verschillende functionarissen met elkaar samenwerken en gebruik maken van dezelfde data. Roostermaker, planner en schoolleider overleggen met elkaar, bespreken de verschillen, besluiten samen of aanpassingen nodig zijn en voeren die aanpassingen uit.
Om dit mogelijk te maken worden de gegevens van het roosterprogramma via een API koppeling opgehaald. Zo 'n koppeling is gemaakt met het roosterprogramma van Zermelo en met WebUntis.
Hoe die koppeling gemaakt moet worden leest u hier: Hoe kan ik gegevens ophalen uit zermelo voor S3.2.3 Analyseren rooster (met de API).
De onderdelen van menu S3.2.3
- Er wordt vergeleken met het dagrooster als dat gepubliceerd wordt, zo niet, dan met het basisrooster.
- De vergelijking is per week. U kiest voor een week.
- Omdat vanuit het rooster altijd in weken wordt geredeneerd.
- De lessentabel zoals ingevoerd in Foleta wordt ook naar een weekrooster vertaald.
- Kies voor een vergelijk niet voor de 1e of 2e week omdat in die weken het werkelijke rooster afwijkt van het basisrooster.
- Bij de beschrijving van de verschillen hieronder kijken we of verschillen al dan niet te verklaren zijn. Zijn er verschillen die niet te verklaren zijn, dan is nader onderzoek en overleg noodzakelijk en ligt het voor de hand om maatregelen te nemen.
Vakken
De vakcodes die in Foleta staan worden vergeleken met de vakcodes zoals ze in het rooster staan. Het is altijd zinvol om de coderingen van verschillende programma 's die gekoppeld kunnen worden aan elkaar te vergelijken.
Wel in Foleta, niet in het rooster:
- Het vak bestaat wel in het rooster maar heeft een andere afkorting. U zou in dit geval de code in Foleta aan kunnen passen.
- Als in Foleta in menu S3.1.3 bij een vak, verschijnt hier de opmerking: Geen les in S3.1.3 aanwezig.
- Als een vak wel aanwezig is in Foleta maar niet actief en in het rooster niet aanwezig, kan het zijn dat het vak ooit in Foleta is aangemaakt, maar niet actief.
- Het betreffende vak is in die week uitgeroosterd.
- Wilt u wat meer weten van de lessen die Foleta aan dat vak heeft toegedeeld (menu S3.1.3) dan klikt u op de vakcode onder de kop Foleta.
- Wilt u van een vak meer weten van de lessen die in het rooster zijn toegedeeld, dan klikt u op het vak onder de kop Rooster.
Niet in Foleta, wel in het rooster:
- Staat wel in Foleta maar heeft daar een andere naam. Advies: codering in Foleta aanpassen.
- Wordt in Foleta niet uitbetaald als formatieve les. Er staat in het rooster bijvoorbeeld de code 'team' om de teamleden erop te wijzen dat er dan een teamvergadering is. Dat is geen les in Foleta. Zo zijn er meer van die codes. In het tabblad Uitsluiten kunt u die codes noteren, ze zullen dan niet meegenomen worden bij het rooster.
- Een vak 'mentorles' staat op het rooster van de leerling, maar kan een Foleta een niet formatieve les zijn. (S2.2.5, vinkje uitzetten bij Form?).
Medewerkers
- In de kolom Opmerkingen worden enkele opmerkingen automatisch gegenereerd:
Niet aanwezig in Foleta in de huidige school.
-
Geeft geen les in Foleta.
-
Geeft geen les in deze week in Foleta.
-
Klik op een personeelscode onder de kolom Foleta en u ziet de jaartaak. Klik op een code onder rooster en u ziet het rooster van de docent.
Wel in Foleta, niet in rooster
- Docent wordt in betreffende week niet ingezet.
- Docent heeft een andere code in rooster. Advies: aanpassen in rooster of Foleta.
- Dummydocenten, vacatures die al wel in Foleta staan en nog niet in het rooster.
- Per ongeluk vergeten in het rooster: Oplossen in het rooster.
Wel in rooster en niet in Foleta
- Docent die ergens anders vandaan komt, bijvoorbeeld van een dansinstituut.
- Een dummydocent die nog niet in Foleta staat: aanpassen in Foleta. Kan formatie en dus financiële consequenties hebben.
- Niet doorgegeven aan formatieplanning. Advies: oplossen, kan formatieve gevolgen hebben.
Aantal lessen per vak
- Het aantal verschillen wordt beperkt door de verschillen in de tabs Vakken en Werknemers op te lossen. U ziet het effect in volgende tabs terug.
- U krijgt u een overzicht van de lessen in Foleta of in het rooster door op de getallen te klikken.
- Verschillen kunnen verklaard worden door de lesweek. Kies een andere lesweek voor meer inzicht.
- Verschillen kunnen kostbaar zijn. Als een docent minder lesgeeft dan gepland, moet een andere docent die lessen verzorgen en dat kan leiden tot verhoging van aanstellingen. Een goed inzicht in die verschillen krijgt ook in menu S4.1.9, geheel rechts bij Saldo Les+ en Saldo les -.
Aantal lessen per werknemer
- Het kan voorkomen dat een docent in Foleta lessen vervangt en dat dat in het rooster nog niet is te zien.
- Er kan zijn dat er sprake is van een gedeeld mentoraat en alle lesuren aan 1 docent zijn toegedeeld.
- Verschillen kunnen noodzakelijk zijn en roostertechnisch van aard. Er kunnen formatieve en dus financiële consequenties zijn.