Personeelsgegevens worden genoteerd in het HRM-systeem. Foleta maakt ook gebruik van die gegevens. Wij zorgen ervoor dat de gegevens juist en zonder dubbele administratie worden verwerkt. Daarom is Foleta gekoppeld aan het HRM-systeem. Met verschillende doelen: controle op invoer, dubbele invoer voorkomen en bovenal kwaliteit van data. We hebben een API koppeling met andere programmatuur zodat dubbele invoer wordt voorkomen en we tijdig over de juiste informatie beschikken. Verschillijsten zorgen ervoor dat u op de hoogte bent van verschillen in verschillende programma's die u gebruikt en in control bent wat betreft aanpassingen die al dan niet moeten plaatsvinden.
De koppeling bestaat uit twee onderdelen:
- Een dynamische koppeling van HRM-gegevens. Het HRM-systeem is leidend, gegevens die daarin worden gemuteerd worden overgenomen in Foleta.
- Verschillijsten op het gebied van aanstellingen. U krijgt een overzicht van de verschillen en kunt op grond van de bevindingen handelen.
Zie hier voor meer informatie over de koppeling met YouForce van Visma | Raet.
De sleutel voor de koppeling met Profit van AFAS
Het veld HRM-medewerker-id van menu G2.1.1 moet worden gevuld met het veld Personeelsnummer.
De sleutel voor de koppeling met HR2day / Merces
Het veld HRM-medewerker-id van menu G2.1.1 moet worden gevuld met het veld Personeelsnummer.
Heeft een medewerker twee of meer verschillende soorten functies dan is het noodzakelijk om het
nummer arbeidsrelatie uit HR2day te gaan gebruiken.
Op het tabblad Aanstellingen van G2.1.1 geeft u bij de overeenkomende aanstelling het nummer van de arbeidsrelatie in bij het veld HRM-aanstelling-id.
Verschillijsten
Scholen die geabonneerd zijn op de verschillijsten met het HRM-systeem krijgen een overzicht te zien met de gegevens in Foleta en in het HRM-systeem. Welke gegevens/verschillen getoond worden is afhankelijk van de Conversie die is ingesteld.
Er kunnen verschillende oorzaken aan verschillen ten grondslag liggen. De beheerder kan bijvoorbeeld vergeten zijn een mutatie in Foleta of in het HRM-systeem door te voeren. Ook kan het gebeuren dat de beheerder in Foleta het effect wil doorrekenen van eventuele wijzigingen. Het resultaat van die experimenten moet natuurlijk niet automatisch in de salarisadministratie terecht komen.
Daarom wordt er gewerkt met verschillijsten. Op basis van het geconstateerde verschil kan men besluiten het verschil te laten bestaan of het HRM-systeem of Foleta bij te werken. Dat blijft mensenwerk waarbij de deskundigheid van de administrateur doorslaggevend is.
Maandelijkse en dagelijkse genereren van verschillen
| HRM | frequentie |
| AFAS | dagelijks |
| HR2day | dagelijks |
| Visma.net | dagelijks |
| RAET (HR Core/ Gemal) | maandelijks |
Onderstaande velden uit G1.1.2 Personeelsgegevens worden gesynchroniseerd.
- Man/Vrouw
- Geboortedatum
- Voornaam
- Initialen
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- E-mail *
* Het e-mailadres wordt bewust niet langer automatisch bijgewerkt. Klik hier voor meer informatie.
Controleer vooraf of deze velden in het HRM-pakket zijn gevuld. Denk met name aan Voornaam en het e-mailadres.
De verschillenlijst kan vanaf de huidige datum worden gegeneerd. Dus niet naar het verleden toe maar wel naar de toekomst toe.
Vooral te gebruiken als voor het komende schooljaar al een verschillenlijst gemaakt moet worden. Zet dat dan de peildatum op komende 1 augustus.
Parameters:
De verschillenlijst kan gemaakt worden met verschillende parameters.
| verschillen zien | Functiecategorie | Dienstverband |
| Medewerker | UIT | UIT |
| Medewerker + Functiecategorie | AAN | UIT |
| Medewerker + Dienstverband | UIT |
AAN |
| Medewerker + Functiecategorie + Dienstverband | AAN |
AAN |
Daarnaast is het mogelijk om Bruto WTF en Tijdelijke uitbreidingen Gecombineerd of los van elkaar te vergelijken.
Wanneer inzichtelijk moet worden of uren in het HRM-systeem als Tijdelijke uitbreiding zijn vastgelegd. Kies dan voor Los vergelijken.
De lijst kan gegenereerd worden op basis van de drie bovenstaande koppelvelden.
Door middel van de filters kan een selectie gemaakt worden.
Vooral handig is het filter Alleen verschillen.
Het resultaat van de verschillen is direct zichtbaar in het onderste deel van uw scherm.
De verschillenlijst kan naar PDF of Excel worden geëxporteerd.
Voorbeeld:
De tijdelijke uitbreiding in Amsterdam is in Foleta bij de school Amsterdam, maar in het HRM pakket bij Rotterdam gezet. Een verschil dus.
Hoe lossen we verschillen in Functiecategorie en/of Aard dienstverband op?
Op deze pagina leest u meer over de conversie die gedaan moet zijn voordat een verschillenlijst gegenereerd kan worden.