Enkele uitgangspunten:
- Zie hier voor de volgorde van werken bij het toedelen van lessen en taken.
- Zoek eerst de secties op waarvan de vraag groter is dan dat wat de bekwame docenten beschikbaar hebben. Want die docenten moeten in ieder geval alle lessen in die sectie verzorgen. U kunt nieuwe docenten bevoegd maken door bovenaan op de tab 'S213 bekwaamheden' te klikken. Verminder indien mogelijk het aantal uren voor taken van deze docenten.
- Zoek ook de docenten op met maar 1 bekwaamheid. Die zullen alle lessen in die sectie moeten geven.
- Zoek de 1e graaddocenten op en geef ze zoveel mogelijk lessen.
- U kunt het aantal lessen dat door docenten gegeven kan worden vergroten door het aantal uren voor taken dat groter is dan de taakruimte te verminderen. Een goede indicator daarbij is het verschil tussen 'max' en 'besch'.
- Bereken de vacature en of deze als eerste graads of tweede graads moet worden weggezet.
- v/c: een vaste of tijdelijke aanstelling.
- fc: functiecategorie
- team: het team (of de afdeling) waar de docent deel van uit maakt.
- marge: Het saldo positief geeft aan dat de docent nog klokuren beschikbaar heeft, een negatief saldo betekent dat de docent te veel uren werkt.
- max: het maximaal aantal te verzorgen lessen, afhankelijk van de netto werktijdfactor en de lesafspraak.
Bij voorbeeld. Op school heeft men in het taakbeleid ( menu S2.2.1 schooljaargegevens. ) afgesproken dat een docent maximaal 25 lessen verzorgt bij een fulltime aanstelling.
Een docent, zoals hierboven KRO, heeft een fulltime aanstelling en geen verlof. dat betekent dat deze docent maximaal 25 lessen kan verzorgen.
Een andere docent, KOD, heeft ook een fulltime aanstelling en heeft in het kader van het Persoonlijk Budget gekozen om de 50 klokuren te besteden aan een les minder. Klik hier voor toedeling Persoonlijk Budget. Klik hier voor Lesafspraak.
- besch: beschikbaar. U ziet dat docent LAE maximaal 22,44 lessen kan verzorgen. Hij is echter maar beschikbaar voor 12,01 lessen. Dat verschil wordt veroorzaakt door het relatief grote aantal taken die door deze docent worden uitgevoerd. Elke docent heeft naast ruimte om lessen te verzorgen, ruimte om taken te verzorgen. Worden er meer taken uitgevoerd dan dat er ruimte is, dan gaat dat ten koste van de mogelijkheid om lessen te verzorgen.
- verd: verdeeld. Het aantal lessen dat is verdeeld.
- saldo: het aantal lessen dat nog niet is verdeeld, of teveel is verdeeld.
- code: de personeelscode van de docent. Klik hierop en u ziet de gehele jaartaak van de docent.
- medewerker, naam en achternaam van de docent.
- vraag, verdeeld, saldo. U ziet dat er in totaal een lesvraag is van 1441. Er zijn 50 lessen verdeeld, er zijn nog 1391 lessen te verdelen.
- vervolgens ziet u naar rechts alle secties met per sectie de vraag aan lessen, wat er verdeeld is en het saldo.
> Genereer rapport S4.1.52 Saldo's per sectie.
- Bijvoorbeeld Beeldende Vorming: U ziet dat er een vraag is van 74 lessen. U ziet dat alle docenten tesamen die bekwaam zijn voor BV 73,90 lessen kunnen verzorgen. Van belang is te beseffen dat docenten met twee bevoegdheden bij elke sectie voorkomen. Dus een docent die CKV kan geven en die BV kan geven, is meegeteld bij BV en bij CKV.
- U kunt dus concluderen dat alle docenten die BV kunnen geven geen CKV moeten geven, want dan komt BV tekort. Gevolg: alle docenten die bekwaam zijn voor BV, moeten de lessen in dat vak verzorgen.
> Klik eenmaal op de sectiecode bv.
- U ziet dat er een lesvraag is van 74 lessen en dat de docenten 74 lessen kunnen verzorgen.
- Er is geen verschil tussen max en besch, dus er treedt geen verdringing op van te verzorgen lessen door grote taken. Het is dus niet mogelijk door een vermindering van taken het aantal te verzorgen lessen te verhogen.
> Bekijk zo alle secties. Bij secties waar het aantal lessen van bekwame docent nu al te gering is ontstaat een probleem. Er zijn talloze oplossingen mogelijk, zoals verminderen van taken als verdringing optreedt, scholing, vergroten van aanstellingen, weer aannemen van tijdelijk personeel, etc.
Stap 3, zoek docenten die bekwaam zijn voor 1 sectie.
Deze docenten moeten al hun lessen in die sectie verzorgen. Deel die docenten eerst toe. Met docenten met meerdere bekwaamheden kunt u nog schuiven.
> Selecteer een sectie.
- De sectie ec is geselecteerd.
- U ziet 7 bekwame docenten.
- Drie docenten kunnen ook lesgeven in andere secties, als we de sectie mtr (mentoraat) buiten beschouwing laten.
- Een van de bekwame docenten is directeur. Hoewel deze medewerker een 1e graads bevoegdheid economie heeft, is dat nu niet relevant voor de planning.
> Klik bovenaan het scherm op Bekwaamheden s2.1.3 en verwijder die bekwaamheid. Zie hier voor een toelichting.
> Klik na het verwijderen op de tab Lessen om weer terug te keren in menu S3.1.2.
> Deel de andere docenten hun maximale aantal lessen toe.
Er zijn nu 52 van de 70 lessen toegedeeld. Tot zover. De andere lessen delen we nog niet toe. Daar moeten we mee kunnen schuiven.
> Ga zo alle secties langs en deel de docenten met 1 bekwaamheid hun lessen toe.
Tip
Het is gebruikelijk om lessen toe te delen per groep secties die bij elkaar horen, zoals wiskunde, scheikunde, natuurkunde.
> Filter meerdere secties.
Stap 4 Deel de lessen toe aan 1e graads docenten
> Filter op Bevoegdheid 1e graad.
Deel lessen toe aan deze docenten.
Stap 5 Deel de overige lessen toe.
Na deze eerste ronde deelt u de rest van de lessen toe.
> Klik op de sectiecode.
Zodra u op een sectiecode klikt, verschijnen de docenten van die sectie bovenaan het scherm.
- U ziet dat er een vacature is van 3 lessen.
- U ziet dat er 38,5 lessen zijn toegedeeld aan docenten met een 1e graads bekwaamheid.
- Er zijn 40 lessen toegedeeld aan docenten met een 2e graads bekwaamheid.
- Er zijn 3 lessen toegedeeld aan een docent die onbevoegd is.
> Klik op het grijze driehoekje bij de lesvraag van 84,50.
- U ziet een lesvraag van 22,50 in het 1e graads gebied en 62,00 in het 2e graads gebied. Totaal 84,50.
- De toedeling aan de onbevoegde docent wordt niet getoond.
- Er is een overschot aan 1e graads docenten. Zij verzorgen ook lessen in het 2e graads gebied.
- Er is een tekort aan 2e graads docenten.
- Er is een 2e graads vacature.
Bovenaan het scherm ziet u filters staan die gebruikt kunnen worden bij het invoeren van gegevens.
Werknemer: Om gegevens van een of meerdere medewerkers in te voeren. Filters zijn altijd multiselect.
Afdeling (W): Om de medewerkers van een afdeling te selecteren. Gebruikers met de rol afdelingsbeheerder zien alleen de medewerkers van hun afdeling (team). Voorwaarde is dat de medewerkers in menu S2.1.1 in een afdeling (team) zijn geplaatst. Deze filter kan gebruikt worden in combinatie met de filter Afdeling(S). Als u beide filters gebruikt selecteert u de leden van een team en de lessen van een team.
Func. cat (W): De medewerkers uit een functiecategorie worden gefilterd. (OP, OOP of directie)
Dienstverband: Er wordt gefilterd op een vast of tijdelijk dienstverband. U kunt bijvoorbeeld bij het plannen eerst de lessen aan de vaste medewerkers toedelen.
Sectie: De bekwame medewerkers van een sectie worden gefilterd. U kunt meerdere aanverwante secties filteren. De bekwaamheid kunt u aanpassen via de tab 'Bekwaamheden S2.1.3' bovenaan het scherm.
Afdeling (S): De secties van een afdeling worden gefilterd met het aantal lessen van die afdeling. Voorwaarde is dat u in menu S2.2.4 de opleidingen aan de afdelingen hebt gekoppeld.
Bevoegdheid: de docenten met een of meerdere van de geselecteerde bevoegdheden. U kunt bijvoorbeeld de 1e graads docenten selecteren. U kunt hier bijvoorbeeld alle docenten kiezen met minimaal een 1e graad bevoegdheid in een van de secties waarvoor men bekwaam is. Dat kunt u combineren met het selectieveld 'Alle opleidingen' waar u de 1e graads opleidingen kiest. In dit geval hebt u gefilterd op docenten met een 1e graads bevoegdheid en opleidingen met 1e graads lessen.
Overige mogelijkheden
- Naar Excel. U kunt de selectie exporteren naar Excel. Bijvoorbeeld: alle tijdelijke docenten en de lessen waarvoor ze ingepland zijn.
- Volledig scherm. U kunt klikken op Volledig scherm. Dan wordt de linker zijbalk automatisch ingeklapt en krijgt u zoveel mogelijk secties op het scherm te zien.
- Bekwaamheden S2.1.3. WIlt u een nieuwe medewerker bekwaam maken tijdens het plannen, dan kan dat door bovenaan te klikken op de tab 'Bekwaamheden s213'. Maak een docent bekwaam en keer weer terug door op de tab Lessen te klikken.
- Importeren van toegedeelde uren aan klassen en docenten uit S3.1.3. Klik hier voor een toelichting.