Kopiëren schooljaar
Instructies voor de beheerder.
- De acties die u moet ondernemen voordat u gaat kopiëren.
- De opdracht tot kopiëren kunt u
- na de controle doorgeven via support@foleta.nl
- De acties die u moet ondernemen nadat er gekopieerd is.
- Wanneer u een uitgebreide handleiding "kopiëren schooljaar" wenst kunt u deze downloaden in excel onderaan de pagina.
N.B. Het kopiëren van het schooljaar is altijd voor de gehele scholengroep, individuele scholen worden niet gekopieerd.
| Formulier controle kopiëren schooljaar Primair Onderwijs | |
| Controleren voordat gekopieerd gaat worden: | |
| Menu | toelichting |
| G1.1.2 Medewerkers |
Alle aanstellingen van medewerkers worden gekopieerd naar het volgende schooljaar behalve die aanstellingen waarbij een ontslagdatum is ingevuld vóór 1 augustus a.s. in G1.1.2. Controleer dat met behulp van rapport "S4.1.4 Persoonsgegevens" (kolom einddatum). De tijdelijke werknemers, waarvan u denkt dat ze volgend jaar nog in dienst zullen zijn, zet u niet op datum uit dienst omdat u er werk aan hebt als ze weer een aanstelling krijgen. |
| G2.1.5/S2.2.1 Duurzame Inzetbaarheid |
De toegedeelde klokuren Duurzame Inzetbaarheid die opgenomen worden voor seniorenverlof (DIbasis-verlof, DI bijzonder-verlof en DI aanvullend-verlof) worden standaard gekopieerd naar volgend schooljaar. Voor de andere DI-soorten is het verstandig goed te overwegen of die meegekopieerd moeten worden. Als de keuze voor DI via foleta-formulieren (S2.1.7) opgevraagd wordt is het verstandig de DI-soorten (uitgezonderd verlofsoorten) niet mee te kopieren. Het DI wordt dan namelijk gevuld via deze uitvraag. Als foleta formulieren niet gebruikt wordt voor de DI-uitvraag is het te overwegen de DI-keuze juist wel mee te kopieren om administratieve werkzaamheden te beperken. Via S2.4.1 tabblad wtf-soorten kan aangegeven worden of deze gekozen DI-soorten meegekopieerd moeten worden. |
| S2.1.2 Schaal en trede | Controle S2.1.2, staan alle functiecategoriën er correct in en de juiste schaal en trede van de medewerkers. |
| S2.2.1, Standaard kopieerinstellingen | Altijd worden gekopieerd: bruto wtf, en langdurig ziekteverlof. Standaard wordt niet gekopieerd: kort zorgverlof, zwangerschapsverlof, geboorteverlof, studieverlof, ziekteverlof en opname-spaarverlof. |
| S2.2.1 Zelf te kiezen kopieerinstellingen | Voor alle andere wtf-soorten (zoals tijdelijke uitbreiding, ouderschapsverlof , detachering en bijzonder verlof) kan via S2.4.1, tabblad Wtf-soorten gekozen worden of deze gekopieerd moeten worden. |
| S2.2.1 Tijdelijke uitbreiding | Wanneer een medewerker in S2.1.1 alleen maar een “tijdelijke uitbreiding” heeft en er standaard voor gekozen is de tijdelijke uitbreidingen niet mee te kopiëren, is het verstandig deze om te boeken naar "bruto wtf" indien deze aanstelling wel gekopieerd moet worden. Door in rapportage S4.1.4 de kolommen “bruto wtf” en “tijdelijke uitbreidingen” te selecteren is snel te zien wie het betreft. |
| S2.2.4 Groepen | De groepen en groepsnamen worden naar het volgende schooljaar gekopiëerd. |
| S2.2.5 Jaarrooster | Het weekrooster en het jaarrooster worden gekopieerd, Let wel, het jaarrooster moet na het kopiëren natuurlijk wel bijgesteld worden. |
| S2.2.2, S2.2.4, S2.2.5 vergrendelen | Bij het kopiëren worden de schermen S2.2.2, S2.2.4 en S2.2.6 van het lopende schooljaar vergrendeld. Vergrendeling kan eenvoudig opgeheven worden via S211, tabblad " Scherm vergrendelen". |
| S228 Takenlijst en S311 Taaktoedeling |
De takenlijst wordt gekopieerd, voor het kopiëren van de toedeling van de taken kan gekozen worden. In S228 is in de kolom "kopiëren schooljaar" per taak aan te geven of de toedeling (aantal uur dat aan een docent toegekend was) ook gekopieerd moet worden. |
Na het kopiëren van het schooljaar kunnen een paar controles uitgevoerd worden.
| Na het kopiëren - | Controle door groepsbeheerder |
| G1.1.2 Medewerkers | Als de leerkracht volgend schooljaar niet meer actief is op school, dan in het tabblad aanstellingen de betreffende regel aanvinken en verwijderen. Ook controleren of leerkrachten van tijdelijk naar vast gaan en dat hier zo nodig aanpassen. |
| G2.1.1 Schooljaargegevens | Gekopieerd. |
| G2.1.5 Duurzame Inzetbaarheid | Gekopieerd |
| Na het kopiëren. | Controle door schoolbeheerder. |
| S1.0.3 Schooljaargegevens | het logo en de aangegeven vakantieperiode wordt meegekopieerd. |
| S2.1.1 Aanstelling medewerker |
De aanstellingsgegevens zijn gedeeltelijk gekopieerd. Zie voorgaand item. Zet bij tijdelijken, waarvan u geen datum uit dienst hebt ingevoerd omdat ze waarschijnlijk weer een aanstelling krijgen, de aanstelling op 0,0000 |
| Controleer of medewerkers die een deel van het voorgaande schooljaar aangesteld waren, aangepast moeten worden voor het komende schooljaar. | |
| Opmerkingen algemeen zijn gekopieerd. Controleer of deze gehandhaafd blijven voor komend schooljaar | |
| Opmerkingen Taakoverzicht S4.1.1 worden meegekopieerd | |
| S2.1.1 Duurzame Inzetbaarheid | De ingevulde uren van het afgelopen jaar zijn gekopieerd, wanneer een aanstellingsomvang wijzigt, of een TU vervalt dan ook de DI uren aanpassen. |
| S2.1.2 Schaal & trede | Carrièrepatronen zijn toegepast. Afwijkingen van carrièrepatronen dient u hier te corrigeren. |
| S2.2.1 Schooljaargegevens | Gekopieerd, Jaarkalender kunnen de standaard schoolvakanties geīmporteerd worden. Let op hiervoor moet eerst in S1.0.3 de vakantieregio aangegeven zijn. |
| S2.2.2 Algemene schooltaken | Gekopieerd |
| S2.2.4 Groepen | De groepen zijn gekopieerd |
| S2.2.5 Lessentabel | De lessentabellen zijn een kopie van voorgaand schooljaar. Lessentabellen wijzigen |
| S2.2.5 Lessentabel/met lesweken | De lessentabellenin de tab "weken" zijn van vorig schooljaar niet meegekopieerd |
| S2.2.8 Takenlijst | Gekopieerd. |