Het e-mailadres van een medewerker wordt gebruikt om jaartaakoverzichten te versturen of als inlognaam waarmee de medewerker de gelegenheid krijgt om in te loggen om zelf zijn/haar jaartaak te kunnen inzien.
Hrm-id wordt gebruikt voor koppelingen.
Als e-mailadressen in G2.1.1 Medewerkers aanwezig zijn kunnen, op basis van die e-mailadressen, snel gebruikers aangemaakt worden. Naast de mogelijkheid om in G2.1.1 handmatig e-mailadressen in te voeren zijn er twee mogelijkheden om dat sneller te doen: importeren vanuit een Excelbestand en koppelen met het HRM-systeem.
E-mailadressen inlezen:
> Ga naar 2.1.1 Medewerkers.
> Ga naar de tab Exporteren. Klik op Exporteren.
Er wordt een bestand geëxporteerd in het juiste format, die u kunt vullen met de e-mailadressen.
> Open het bestand.
> Open het bestand.
> Vul de kolom e-mail aan met de juiste adressen en bewaar het bestand.
Let op: hoofdletters worden niet goed ingelezen en u mag de kolombreedte niet aanpassen.
> Ga naar G2.1.1, tab Importeer, en kies het bestand met de e-mailadressen.
> Klik vervolgens op Uploaden om het bestand te verwerken.
De geïmporteerde regels zullen in het volgende scherm getoond worden, zodat u nog correcties kunt doorvoeren.
> Vink de records aan en kies voor Opslaan.